Während meiner Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau bekomme ich bei Starlight viele spannende Einblicke in die Eventbranche und durfte schon bei einigen Veranstaltungen, Planungsprozessen und Konzeptentwicklungen aktiv mitwirken. Ich berichte in diesem Blogpost davon, wie die Planung einer Veranstaltung überhaupt abläuft und welche Aufgabenbereiche ich schon kennenlernen und übernehmen durfte.
Erste Kontaktaufnahme
Im ersten Schritt bekommen wir von Firmen, Organisationen, Vereinen oder auch Privatkunden eine Anfrage. Dadurch erhalten wir die ersten groben Daten, die von mir in unser Programm eingetragen werden. In den meisten Fällen folgt dann ein persönlicher Termin mit dem Kunden, um sich auszutauschen, Ideen zu sammeln und die Bedingungen abzustecken. Ich war schon mehrfach bei diesen ersten Gesprächen dabei und empfand es für die Konzeptentwicklung enorm hilfreich, den Kunden im Vorfeld kennenzulernen.
Visualisierung
Sobald wir vom Kunden Pläne und Maße der Eventlocation bekommen haben, beginnen wir mit der Erstellung einer 3-D-Visualisierung. Mit dieser kann sich der Kunde einen perfekten ersten Eindruck machen und auch unser Team bekommt einen umfassenden Überblick über Konzept und Aufbau. Anschließend setzen wir uns dann mit den Kunden zusammen und besprechen mithilfe von ersten Plänen, die als Planungsgrundlage dienen, den Umfang und das Gesamtkonzept der Veranstaltung.
Vor kurzem bin ich bei einer unserer Veranstaltungen das erste Mal im Bereich Visualisierung selbst aktiv geworden. Nach einer zweitägigen Einführung in das Programm konnte ich erste Lampen in die Pläne einfügen, Tische anordnen oder auch einzelne Elemente bemaßen und beschriften. Mit diesen ersten Kenntnissen habe ich dann gemeinsam mit unserem technischen Zeichner die Bestuhlungspläne erstellt.
Die nötige technische Ausstattung – von Licht-, Ton- und Medientechnik über LED-Wand Systeme bis hin zur Stromversorgung – wird ebenfalls in die Pläne integriert. Dies geschieht meistens im direkten Zusammenspiel mit der Erstellung der Visualisierung. Der entstandene Gesamtplan erleichtert die darauffolgende Angebotserstellung. Auch in diesem Bereich habe ich in Zusammenarbeit mit meiner Ausbilderin, einem unserer Techniker oder meinem Chef schon viele Erfahrungen sammeln dürfen.
Künstler-Booking
Sofern der Kunde ein Entertainment-Programm für seine Veranstaltung wünscht, übernehmen wir auch in diesem Bereich die Beratung und das Künstler-Booking. Im Vorfeld wird abgeklärt, ob ein DJ, eine Band, ein Unterhaltungskünstler oder alle drei Acts gebucht werden sollen. Die entsprechenden Künstler werden dann angefragt und es wird ein Angebot erstellt. Diesen Aufgabenbereich habe ich ebenfalls schon mehrfach eigenständig übernommen.
Nachdem die Technik- und Künstlerangebote geschrieben sind, kümmere ich mich darum, dass alles zusammen mit der Visualisierung an den Kunden versendet wird. Abschließend vereinbaren wir dann mit dem Kunden einen Termin, um die Angebote und Zeichnungen gemeinsam zu besprechen. Dann heißt es für uns: auf eine positive Rückmeldung hoffen!
Fortsetzung folgt…
